Armazenar os documentos da empresa é fundamental para manter segurança jurídica e o equilíbrio contábil de uma empresa, seja micro, pequeno ou um grande negócio. No entanto, uma dúvida que aflige empresários e colaboradores é o tempo em que a documentação deve ser guardada, ou arquivada. Por ser extremamente importante, existem leis que preveem as regras sobre o tempo de armazenamento sobre cada tipo de documento, os principais são os recibos, as notas fiscais e os documentos dos colaboradores.

Para o especialista em Contabilidade Tributária, Francisco Santiago, da Pactus Contabilidade, é essencial que a empresa tenha organização com os documentos. “Para manter uma boa administração em qualquer empresa, é fundamental fazer uma boa gestão de contratos, registros, recibos, entre outros itens", pontuou. Ele alerta para o fato de que toda empresa deve estar atenta para o prazo de validade dos documentos fiscais e contábeis.

Santiago explica que a maioria dos documentos que uma empresa utiliza tem prazo legal de cinco anos de validade. “Esse prazo é referente à maioria, mas há os casos de documentação que exige renovação”, afirmou.

Documentos trabalhistas e previdenciários, por exemplo, têm regra geral dos cinco anos de arquivamento, mas, o especialista faz ressalva para a documentação do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), no qual o prazo é de 36 anos. Já o Comunicado de Aviso Prévio, por outro lado, tem apenas 2 anos de validade.

As categorias de documentos que têm prazo padrão de cinco anos de arquivamento são a documentação fiscal, comercial e tributária. "As exceções são principalmente os documentos relativos a contratos de seguros pessoais, previdenciários privados e títulos de capitalização, que ficam na faixa de 20 anos de validade”, destacou o especialista.

O que fazer em caso de perda dos documentos?

Caso haja perda de documentos, seja por erros no arquivamento ou vencimento do prazo de guarda, não é impossível que alguns documentos sejam perdidos. Santiago alerta para que seja providenciada alguma medida para mudar a situação de perda e assim evitar dificuldades com os órgãos de fiscalização e na gestão da empresa.

No geral, caso um registro seja perdido, é necessário entrar em contato com os órgãos de registro competentes, fazendo um registro do ocorrido e do que causou a perda durante o processo. (Precisa/AI)